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FAQs zum Faxservice


Inhaltsverzeichnis


Wie versende ich ein einzelnes Fax?
Dafür bieten wir mehrere Wege an:
Über die direkte Eingabe in unserem Versandcenter (Webfax)
Loggen Sie sich einfach ein und füllen Sie das Formular aus, geben Sie den Text ein und setzen Sie die Empänger-Faxnummer im üblichen Format ein: einschliesslich Länder- und Ortsvorwahl, also zum Beispiel 496912345678 für einen Empfänger in Deutschland (49) in Frankfurt (69) mit der Telefonnummer 12345678.
Über einen Email-Account
Sie können für Ihren Faxservice eine Email-Adresse als gültige Versand-Adresse bei uns speichern.
Geben Sie dann in Ihrem Email-Programm den Text, den Sie versenden möchten im Texfeld ein und geben Sie als Empfänger FAXNUMMER@abacusfax.de ein, hierbei steht FAXNUMMER für eine gültige Faxnummer einschliesslich Länder- und Ortsvorwahl, also zum Beispiel 496912345678 für einen Empfänger in Deutschland (49) in Frankfurt (69) mit der Telefonnummer 12345678. Die Adresszeile lautet dann 496912345678@abacusfax.de. Als Absender müssen Sie die bei uns registrierte email-Adresse benutzen.
Ein vorbereitetes Dokument versenden
Füllen Sie nur die Empfängerzeile in Ihrem Email-Programm aus und hängen Sie die zu versendende Datei an die email an. Geben Sie ausser dem Empfänger bitte noch einen Text ins Betreff-Feld ein. Der Betreff wird nicht mit dem Fax übertragen, aber er erleichtert Ihnen später das Auffinden eines bestimmten Faxes in den Faxprotokollen und Abrechnungen. Geben Sie keinen Text im Textteil der Email ein, da hierfür sonst eine extra Seite generiert wird, was zu einer längeren Übertragungszeit und damit zu höheren Kosten führt. Achten Sie besonders darauf, dass Ihre Email auf keinen Fall als html-Email versandt wird.
Geben Sie als Empfänger auch hier FAXNUMMER@abacusfax.de ein, wie oben beschrieben.





Welche Dateiformate kann ich als Anhang an eine Email faxen?
Hier wird zwischen Text- und Grafikdateien unterschieden, zugelassen sind:

Weltweit
Textformate:Grafikformate:
PDFTIF
TXTPS
Nur nach Deutschland
Textformate:Grafikformate:
DOCBMP
WRIJPG
PDFTIF
TXTPCX
RTFPPT

HTML-Formate sind in Vorbereitung. Vermeiden Sie grosse Grafikdateien, da hierbei immer wieder Probleme auftauchen und sie auch keinen Sinn ergeben, da die Auflösung beim Fax sowieso relativ gering ist.
Am einfachsten ist es unseren Fax-Druckertreiber zu verwenden. Dieser erzeugt immer eine fertige email mit einem Fax-Tiff-Anhang. Hierbei ist die Tiff-Datei auch automatisch für den Faxversand optimiert und Sie können mit dem Fax-Druckertreiber aus jedem Windows-Programm heraus ein Fax erzeugen. Damit ersparen Sie sich jeden Gedanken an zulässige oder nicht zulässige Faxformate und Sie können auch html-Seiten umwandeln und versenden.

Sie dürfen mehrere verschiedene Formate in einer Email verwenden. Sollte sich unter den Anhängen ein nicht zugelassenes Format befinden, so wird der gesamte Auftrag abgewiesen.

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Wie versende ich ein Fax an mehrere Empfänger gleichzeitig?
Um das gleiche Fax an mehrere Empfänger zu versenden, werden im Adressfeld die Empfängernummern als Email-Adresse hintereinander, getrennt durch ein Komma ( , ), eingetragen. Dieses Verfahren kann angewendet werden, wenn die Anzahl der Empfänger nicht grösser als 10 - 20 ist. Ist der Empfängerkreis grösser, so verwendet man doch besser unsere Versandart Massenfax.
VORSICHT! Bei diesem Multi-Versand scheinen bei einigen Mailprogrammen Probleme aufzutreten. Testen Sie auf alle Fälle vor einem Versand mit 2 Faxnummer im Empfänger, ob Ihre email korrekt von unseren Faxservern verarbeitet wird.


Was muss ich beim Versenden von Word-Dokumenten beachten?
Bei Word Dokumenten handelt es sich um ein nicht standardisiertes Format, sondern die Datei ist abhängig vom Programm (Programmversion), mit welchem sie erstellt wurde. Hinzu kommt, dass das Aussehen eines Word-Dokuments von dem gerade eingestellten Drucker abhängig ist. Es gibt noch weitere Punkte, wie zum Beispiel spezielle Schriftarten, auf die an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden soll. Es dürfen keine Verknüpfungen zu Fremddateien erstellen werden!
WICHTIG:
Seitenränder Bei Word-Dokumenten müssen unbedingt Mindestwerte für Seitenränder eingehalten werden, es gilt Oben, Links und Rechts jeweils 0,5 cm Unten 1,2 cm. Dies gilt auch für Linien, Grafiken und andere Gestaltungsmerkmale.
Abweichungen der Fax-Datei vom Originaldokument sind also möglich, weshalb man bei Massen- oder Serienfaxen in jedem Fall ein Testfax an die eigene Nummer senden sollte, bevor es zum eigentlichen Empfänger geschickt wird. Oder nutzen Sie unseren Fax-Druckertreiber. Da bekommen Sie eine genaue Vorschau auf das Dokument, wie es dann auch wirklich gefaxt wird.

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Was ist der Unterschied zwischen einem Massenfax und einem Serienfax?
Bei einem Massenfax handelt es sich um den Versand eines Faxes mit gleichem Inhalt an eine grosse Anzahl von Empfängern. Jeder Empfänger erhält ein identisches Fax. Ein Serienfax entspricht einem Massenfax mit zusätzlichen personalisierten Feldern, die für jeden Empfänger unterschiedlich sein können, beispielsweise kann man im Fax für jeden Empfänger eine individuelle Anrede unterbringen


Wieviele Empfänger kann ich in einem Auftrag angeben?
Bei Massenfax, wie auch bei Serienfax, können maximal 10.000 Empfänger eingetragen werden. Um 100.000 Faxe zu versenden müssen also 10 Emails a 10.000 Empfängern erstellt werden oder stimmen Sie sich mit unserem Support ab.

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Wie versende ich ein Massenfax?
Bei einem Massenfax handelt es sich um den Versand eines Faxes mit gleichem Inhalt an eine grosse Anzahl von Empfängern, zum Beispiel eine Preisliste oder ein Werbefax. In diesem Fall trägt man die Empfängernummern nicht mehr in die Adresszeile ein, sondern legt sie in einer Textdatei an. Diese Textdatei muss die Endung .num enthalten und wird einfach als Anhang mitgegeben. Jede Nummer muss sich in einer neuen Zeile befinden. Als Beispiel dient die folgende Datei liste1.num, deren Inhalt folgendermassen aussehen kann:

496912345678
49711645885466
498982746353

Dies wäre ein Massenfax an 3 Empfänger. Maximal sind pro Auftrag 10.000 Nummern zugelassen. Um 100.000 Faxe zu versenden müssen also 10 Emails mit jeweils 10.000 Empfängern erstellt werden.
Im Adressfeld steht jetzt allerdings faxmaster@abacusfax.de und nicht mehr eine einzelne Empfängernummer. Der Name der Nummerndatei (hier liste1.num) kann frei gewählt werden, muss aber die Endung .num enthalten und es darf pro Email-Auftrag nur eine Nummerndatei angehängt werden. Ausserdem müssen immer zuerst die Dokumente angehängt werden und anschliessend die num-Datei.


Wie erstelle ich eine NUM-Datei für ein Massenfax?
Wenn Sie in Word die Faxnummern erfasst haben, dann gehen Sie bitte auf Speichern unter. Dazu wird von Word ein Fenster geöffnet, in dem die Daten zum Speichern eingegeben werden können. Ganz unten steht ein Eingabefeld fuer den Dateinamen. In dieses erste Feld können Sie den gewünschten Dateinamen mit der Erweiterung .num z.B. faxnummern.num eingeben und in der zweiten können Sie den Dateityp auswählen. Gehen sie dort auf den Dateityp Nur Text (*.txt).
Und anschliessend auf "Speichern".

Damit haben Sie exakt den richtigen Dateitype und Inhalt.

Falls Ihr Word nicht gut konfiguriert ist oder Sie eine ältere Version haben, kann es sein, dass Word den Dateinamen auf faxnummern.num.txt erweitert hat. Dieses .txt können Sie leicht entfernen:
Öffnen Sie den Windows-Explorer (Start - rechte Maustaste - Explorer)
Gehen Sie in das Verzeichnis, in dem die Datei gespeichert ist.
Klicken Sie entweder zweimal auf den Namen (linke Maustaste, mit Abstand zwischen den Klicks) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie dann Namen aendern. Jetzt können Sie den Namen überschreiben, bzw. das überflüssige ".txt" entfernen.


Wie kann ich bei einem Massenfax eine persönliche Kopfzeile einfügen?
Massenfaxe sind im Allgemeinen für jeden Empfänger identisch, bei Abacus können Sie jedoch in der Kopfzeile für jeden Empfänger einen eigenen Text unterbringen, mit einer maximalen Länge von 20 Zeichen. Hierzu fügen Sie in der Nummerndatei hinter jeder Nummer noch den gewünschten Text ein, durch einen Strichpunkt (Semikolon: ; ) von der eigentlichen Nummer getrennt. Als Beispiel für eine personalisierte Kopfzeile dient die Datei Liste2.num, deren Inhalt folgendermassen aussehen kann:

496912345678;Herrn Mueller
49711645885466;EDV-Verwaltung
4969791253271;Hallo Frau Maier
.



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Wie versende ich ein Serienfax?
Serienfaxe unterscheiden sich von Massenfaxen durch personalisierte Felder, im Allgemeinen handelt es sich um eine persönliche Anreden und / oder speziell für den Empfänger zugeschnittene Produkte. Als erstes muss ein Serienbriefdokument mit der zugehörigen Datenquelle erstellt werden. Zugelassen als Serienbriefe sind ausschliessliche mit MS Word erstellte Dokumente, die Datenquelle muss eine CSV-Datei sein mit Semikolon (;) als Trennzeichen zwischen den Feldern.
WICHTIG: In der ersten Spalte müssen sich die Faxnummern der Empfänger befinden! Beispiel für eine CSV-Datei sb1.csv.

FaxTo;Anrede;Vorname;Name:
4969791253271;Mr;Gottfried;Muller
4969791253271;Mrs;Helene;Sauer
4969791253271;Miss;Gabriele;Brown



WICHTIG:
Es dürfen sich keine leeren Zeilen in der Tabelle befinden, insbesondere muss die erste Spalte mit einer gültigen Empfängernummer gefüllt sein! Die Anzahl der Spalten muss in allen Zeile die gleiche sein und die einzelnen Felder sollten nicht zu lang sein, da es sonst zu Verschiebungen oder Randverletzungen im Dokument kommen kann. Diese Tabelle wird der Mail angehängt, zuerst die WORD-Datei und anschliessend die CSV-Datei, wobei als Empfänger in der Email auch wieder die Adresse faxmaster@abacusfax.de angegeben werden muss.

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Welches Format haben eingegangene Faxe?
Eingehende Faxe werden grundsätzlich als Tiff Gruppe 3 Dateien (1 dimensional) zugestellt. Alternativ haben Sie auch die Option eine Zustellung im PDF-Format auszuwählen.


Welche Programme eignen sich zum Betrachten der eingegangenen Faxe?
Bei den neueren MS Windows Versionen (Windows98, WindowsNT, Windows2000) können die dort vorhandenen Imageviewer zum Betrachten der Tiff-Dateien benutzt werden.
Falls Sie kein eigenes Programm haben. koennen Sie die TIF-Datei mit folgenden Programmen ansehen:
Unter Windows:
IrfanView - kostenloser Viewer fuer Windows 9x/ME/NT/2000/XP
Hiermit lassen sich auch TIF-Seiten bearbeiten und sind anschliessend wieder zum Versand geeignet!
Download: http://www.irfanview.com
Unter MAC:
Empfehlen wir das Sharewareprogramm TIFF-Sight. Sie können es unter der Adresse
http://www.blueglobe.com
beziehen.
Dies sind alles Programme, die bereits in Ihrem Betriebssystem vorhanden sind oder die Sie sich kostenlos oder sehr günstig herunterladen können.

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Beratung, Gestaltung, Programmierung und Webhosting: AbacusComputerServices